وظيفة منسق قسم لدى ALI BIN ALI في مدينة الدوحة

تبحث ALI BIN ALI عن منسق قسم للعمل في الدوحة بدولة قطر. تركز الوظيفة على تقديم الدعم الإداري ودعم معاملات الموارد البشرية، وتنسيق إجراءات الموظفين والوثائق والتصاريح والخدمات اللوجستية داخل القسم.

معلومات الوظيفة

المسمى الوظيفي: منسق قسم

اسم الشركة: ALI BIN ALI

المدينة: الدوحة

الدولة: قطر

المجال: التنسيق الإداري ودعم الموارد البشرية

المهام الوظيفية

دورة حياة الموظف

تنسيق إجراءات الموظفين من التعيين وحتى انتهاء الخدمة، وضمان إنجازها وفق الجداول الزمنية ومعايير الشركة.
دعم شريك أعمال الموارد البشرية في تنفيذ إجراءات انضمام الموظفين الجدد وبرامج التعريف والتدريب المطلوبة.
التنسيق مع فريق استقطاب المواهب لترتيب سفر المرشحين القادمين من الخارج وحجوزات الفنادق واستكمال إجراءات انضمامهم.
إعداد قواعد بيانات وسجلات لمتابعة مراحل انضمام الموظفين وفترة التجربة والتقييم والمغادرة.
تحديث سجل القوى العاملة وبيانات الموظفين، بما يشمل تواريخ الانضمام واستحقاقات التذاكر وأرصدة الإجازات.
دعم إجراء مقابلات المغادرة ومتابعتها، والتنسيق مع فريقي المالية وتقنية المعلومات لإجراءات المخالصة والتسويات النهائية.
تسهيل إلغاء تصاريح الإقامة وإجراءات المغادرة بالتنسيق مع فريق خدمات الموظفين.

إدارة الموارد البشرية والوثائق

إعداد وثائق الموارد البشرية والتحقق منها وتقديمها، بما يشمل طلبات التوظيف والسلف وتغيير الحالة.
مراجعة مستندات الموارد البشرية والإدارة والتأكد من صحتها قبل اعتمادها أو معالجتها.
التعامل مع ملفات الموظفين وبيانات جوازات السفر والبطاقات القطرية والغياب وتقييمات الأداء بسرية.
متابعة استكمال نماذج تقييم فترة التجربة ودورات تقييم الأداء بالتنسيق مع رؤساء الأقسام.
إرشاد الموظفين إلى استخدام تطبيقات الخدمة الذاتية وتوضيح سياسات الموارد البشرية.
المحافظة على نظام دقيق لأرشفة وثائق الموارد البشرية داخل القسم.

علاقات الموظفين والتواصل

تنسيق أنشطة مشاركة الموظفين ومبادرات القسم بالتعاون مع شريك أعمال الموارد البشرية والإدارة المباشرة.
توجيه الموظفين والمتقدمين بشأن سياسات الموارد البشرية والمزايا والإجراءات.
المساعدة في تنفيذ سياسات وإجراءات الموارد البشرية ومعالجة حالات عدم الالتزام بالتنسيق مع الإدارة.
متابعة الأهداف ودورات تقييم الأداء وتحديثها بالتعاون مع الجهات المعنية.

التنسيق الحكومي والقانوني

متابعة مواعيد الفحص الطبي والبصمة وإصدار تصاريح الإقامة وتجديدها.
تنسيق تأمين الموظفين وتجديد البطاقات الطبية ومعالجة الشهادات الصحية.
متابعة تجديد السجل التجاري والرخص التجارية، وضمان تقديم الوثائق القانونية قبل انتهاء صلاحيتها.

الدعم الإداري واللوجستي

إدارة جداول إجازات الموظفين ومتابعة الأرصدة واعتماد الطلبات بدقة.
حجز وترتيب الخدمات اللوجستية لبرامج التدريب الخارجية وسفر الموظفين.
تنفيذ الطلبات الإدارية والمشروعات والمبادرات الخاصة الصادرة عن المدير العام.
التنسيق مع فرق المالية وتقنية المعلومات والإدارة بشأن أرصدة الإجازات وتصاريح المغادرة ومعاملات الموظفين الأخرى.

المتطلبات

الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة الموارد البشرية أو مجال ذي صلة.
خبرة من 3 إلى 5 سنوات في التنسيق الإداري أو دعم الموارد البشرية.
يفضل توفر الخبرة ضمن مؤسسة كبيرة أو متعددة الأقسام.
خبرة في التعامل مع وثائق الموظفين والسكن والإجراءات الحكومية، مثل تصاريح الإقامة والشهادات الصحية.
إجادة اللغة الإنجليزية، وتُعد اللغة العربية ميزة إضافية.
إجادة استخدام أدوات Microsoft Office.
معرفة عملية بأنظمة الموارد البشرية والإدارة، مثل Oracle ERP أو SAP أو أنظمة مماثلة.
مهارات قوية في التنظيم وحفظ السجلات، مع الاهتمام بالدقة والتفاصيل.
القدرة على إدارة أولويات ومواعيد متعددة والتعامل مع المعلومات السرية.