وظيفة سكرتير تنفيذي في الرياض

وظيفة سكرتير تنفيذي لشركة صيانة وتشغيل بالرياض

تطلب شركة تعمل في الصيانة والتشغيل وإدارة المرافق بمدينة الرياض سكرتيرًا تنفيذيًا لدعم مكتب الرئيس التنفيذي. يركز الدور على تنظيم الأولويات والاتصالات والاجتماعات والسجلات والترتيبات الإدارية الخاصة بالمكتب التنفيذي.

معلومات الوظيفة

المسمى الوظيفي: سكرتير تنفيذي أو مدير مكتب الرئيس التنفيذي.

المدينة: الرياض.

الدولة: المملكة العربية السعودية.

المجال: الصيانة والتشغيل وإدارة المرافق.

سنوات الخبرة: من 3 إلى 5 سنوات.

طريقة التقديم: عبر رابط التوظيف الإلكتروني.

المهام الوظيفية

إدارة تقويم الرئيس التنفيذي وتنظيم المواعيد والطلبات وفق الأولويات.
إعداد الجداول اليومية والأسبوعية وتجهيز المعلومات اللازمة للاجتماعات.
صياغة المراسلات والخطابات والمذكرات ومراجعتها وتنسيقها.
تنظيم اجتماعات الإدارة التنفيذية ومجلس الإدارة واللجان، وإعداد جداول الأعمال والمواد والمحاضر.
متابعة القرارات والموافقات والمهام والمواعيد النهائية مع الجهات المعنية.
تنسيق التواصل بين الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
حفظ المراسلات والسجلات والملفات والوثائق السرية بصورة آمنة ومنظمة.
ترتيب رحلات العمل الداخلية والدولية والإقامة والنقل والتأشيرات.
دعم ترتيبات البروتوكول والضيافة واستقبال كبار الزوار.
التنسيق مع إدارات الموارد البشرية والمالية وتقنية المعلومات والمرافق والخدمات الإدارية.
تطوير إجراءات ونماذج وأساليب العمل داخل مكتب الرئيس التنفيذي.

المتطلبات

خبرة سابقة في السكرتارية التنفيذية أو المساعدة التنفيذية أو دعم مكاتب الرؤساء التنفيذيين وكبار المسؤولين.
خبرة في إدارة التقويمات والاجتماعات والمراسلات التنفيذية وكتابة المحاضر وحفظ السجلات السرية.
مهارات قوية في الكتابة المهنية والتنظيم وترتيب الأولويات والمتابعة.
إجادة برامج Microsoft Outlook وWord وExcel وPowerPoint.
القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية وحسن تقدير.
مهارات تواصل قوية باللغتين العربية والإنجليزية، مع إجادة الإنجليزية بمستوى متقدم.
يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو الاتصالات أو دراسات السكرتارية أو مجال ذي صلة.
يفضل امتلاك خبرة في دعم كبار التنفيذيين ضمن شركة قابضة أو متعددة الشركات التابعة أو شركة عائلية.
تعد الخبرة في تنظيم اجتماعات مجالس الإدارة واللجان ووثائق الحوكمة ميزة إضافية.
يفضل امتلاك خبرة في البروتوكول واستقبال كبار الشخصيات وإدارة الرحلات التنفيذية.
تعد الشهادات المهنية في المساعدة التنفيذية أو إدارة المكاتب أو المجالات ذات الصلة ميزة إضافية.