وظيفة مسؤول إدارة مكتب لدى Trelleborg Group في دبي

تبحث Trelleborg Group عن مسؤول إدارة مكتب لضمان تشغيل مكتب دبي بكفاءة ومهنية، وتقديم الدعم الإداري والتنسيقي لمنطقة الهند والشرق الأوسط وأفريقيا. تشمل الوظيفة إدارة عمليات المكتب والسفر والتأشيرات والتأمين والمرافق والموردين ودعم القيادة الإقليمية.

معلومات الوظيفة

المسمى الوظيفي: مسؤول إدارة مكتب

اسم الشركة: Trelleborg Group

المدينة: دبي

الدولة: الإمارات العربية المتحدة

المجال: إدارة المكاتب والدعم الإداري

المهام الوظيفية

إدارة العمليات اليومية للمكتب والأنشطة الإدارية العامة.
متابعة معدات المكتب والمستلزمات والسجلات والعلاقات مع الموردين.
تنسيق أعمال الصيانة والإصلاح والتطوير وخدمات الشحن والخدمات اللوجستية.
إدارة مزودي خدمات المكتب والعقود والمتطلبات الإدارية المحلية.
دعم التنسيق الإداري المرتبط بتقنية المعلومات.
توفير بيئة عمل آمنة ومنظمة ومهيأة لاستقبال الموظفين والزوار.
تنسيق ترتيبات السفر المحلية والدولية وحجوزات الطيران والإقامة والنقل.
إعداد برامج الرحلات والوثائق المتعلقة بالسفر.
تنسيق طلبات تأشيرات العمل في الإمارات وتجديدها وإلغائها.
متابعة تصاريح الإقامة وبطاقات الهوية الإماراتية والفحوص الطبية وتصاريح العمل.
التواصل مع الجهات الحكومية ووكالات الهجرة ومزودي خدمات العلاقات الحكومية.
متابعة تواريخ انتهاء التأشيرات وسجلات الهجرة والوثائق المرتبطة بها.
تنسيق التأمين الطبي للموظفين وعمليات التسجيل والإلغاء والتجديد.
إدارة خدمات المرافق وبطاقات الدخول ومواقف السيارات واستقبال الزوار.
دعم متطلبات مكتب المنطقة الحرة لجبل علي وتنسيق الرخصة التجارية عند الحاجة.
معالجة مصروفات المكتب وطلبات الشراء ومتابعة الموردين والفواتير والمدفوعات.
المساعدة في متابعة الميزانية والسجلات والتقارير الإدارية.
تنسيق الاجتماعات والفعاليات وورش العمل والزيارات والاجتماعات الإقليمية.
دعم مبادرات مشاركة الموظفين والأنشطة الجماعية والفعاليات المكتبية.
تقديم الدعم الإداري للمدير الإقليمي وفريق القيادة في المنطقة.
تنسيق المواعيد والاجتماعات والسفر وإعداد العروض والوثائق المطلوبة.
المحافظة على المظهر المهني للمكتب واتساق الهوية المؤسسية للشركة.

المتطلبات

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو الموارد البشرية أو الضيافة، أو خبرة معادلة.
تُعد المؤهلات الإضافية في إدارة المكاتب أو الإدارة أو تنسيق الموارد البشرية أو الضيافة ميزة.
خبرة لا تقل عن 5 سنوات في إدارة المكاتب أو الأعمال الإدارية أو إدارة الموارد البشرية أو الدعم التنفيذي أو مجال تنسيقي مماثل.
خبرة في بيئة الأعمال داخل الإمارات ومتطلبات الإدارة في الإمارات والمنطقة الحرة لجبل علي.
خبرة في تنسيق إجراءات التأشيرات والهجرة والسفر والتأمين وإدارة الموردين.
خبرة في التعامل مع مزودي الخدمات الخارجيين والجهات الحكومية وخدمات العلاقات الحكومية والأطراف الداخلية.
تُفضّل الخبرة في مؤسسة دولية ومتعددة الثقافات.

المزايا

بيئة عمل تتيح النمو داخل الشركة مع الاستثمار في التدريب والتعليم.
أجواء عمل ودية ومعدات حديثة.
حزمة تعويضات تنافسية تشمل مكافأة.
إجازة سنوية سخية.
المشاركة في الفعاليات الاجتماعية والخيرية.
بيئة عمل مرنة بنظام هجين.
تأمين طبي.

معلومات عن جهة العمل

تعمل Trelleborg في مجال حلول البوليمرات الهندسية لمختلف الصناعات. ويقدم قطاع Trelleborg Marine & Infrastructure حلولًا طويلة الأمد بالتعاون مع المهندسين والمقاولين والمالكين.

إقرأ أيضا:وظيفة مدير CRM في دبي لدى شركة المسافر