يعلن صندوق النقد العربي عن وظيفة منسق أول لمكتب المدير العام في أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة. تتولى الوظيفة تقديم الدعم الإداري والتحليلي والتنسيقي للمدير العام، ومتابعة الاتصالات والمبادرات والمهام الرئيسية للمكتب.
معلومات الوظيفة
المسمى الوظيفي: منسق أول، مكتب المدير العام (Senior Coordinator, DG Office)
اسم الشركة: صندوق النقد العربي (Arab Monetary Fund)
المدينة: أبوظبي
الدولة: الإمارات العربية المتحدة
المجال: التنسيق التنفيذي وإدارة المكاتب والدعم الإداري
المهام الوظيفية
- إدارة جدول المدير العام واجتماعاته وارتباطاته، وتجهيز جداول الأعمال والوثائق والمذكرات الإحاطية في الوقت المناسب.
- تنسيق الاتصالات وتدفق المعلومات بين المدير العام وإدارات صندوق النقد العربي.
- متابعة المهام التي يكلف بها المدير العام لضمان إنجازها ضمن المواعيد المطلوبة.
- إعداد التقارير والملخصات والمذكرات والعروض التقديمية والمراسلات الرسمية.
- مراجعة دقة الوثائق واكتمالها وجودتها قبل تقديمها أو تعميمها.
- تنظيم سجلات وملفات وأرشيف مكتب المدير العام والمحافظة عليها.
- دعم تنفيذ المبادرات الاستراتيجية والمشاريع الخاصة والأولويات المؤسسية.
- إعداد المواد اللازمة لاجتماعات مجلس الإدارة واللجان والاجتماعات رفيعة المستوى.
- إجراء البحوث وجمع المعلومات المطلوبة للإحاطات المقدمة إلى المدير العام.
- تنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية والمؤتمرات والزيارات الرسمية المرتبطة بالمدير العام.
- تنسيق الجوانب اللوجستية والمشاركين وبنود جدول الأعمال والوثائق اللاحقة للاجتماعات.
- إعداد محاضر الاجتماعات وتوزيع خطط متابعة الإجراءات عند الحاجة.
- العمل كنقطة اتصال رئيسية مع الجهات الداخلية والخارجية المتعاملة مع مكتب المدير العام.
- تنسيق الترتيبات البروتوكولية للوفود رفيعة المستوى وممثلي الدول الأعضاء والشركاء.
- ضمان توافق الاتصالات مع معايير صندوق النقد العربي والمحافظة على سريتها.
- التأكد من التزام إجراءات عمل المكتب بسياسات الصندوق وإجراءاته ومعايير الجودة.
- اقتراح التحسينات على عمليات المكتب وأنظمته الإدارية.
- تحديث لوحات المتابعة وأدوات القياس ومؤشرات الأداء الخاصة بأنشطة مكتب المدير العام.
المتطلبات
- خبرة عملية من 3 إلى 4 سنوات على الأقل في التنسيق التنفيذي أو إدارة المكاتب أو الدعم الإداري رفيع المستوى.
- خبرة في العمل مع القيادات العليا أو المكاتب التنفيذية ضمن الجهات الحكومية أو المؤسسات المالية أو المنظمات الدولية.
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة العامة أو الإدارة أو تخصص ذي صلة.
- تعد درجة الماجستير ميزة إضافية.
- مهارات قوية في التواصل وإعداد الوثائق وإدارة الجداول والتنسيق مع عدة جهات.
- القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بمهنية وتقدير مناسب.
- يفضل امتلاك شهادة مساعد تنفيذي أو إدارة المشاريع PMI أو PRINCE2 أو اتصالات الأعمال.
- معرفة متقدمة في إدارة المعرفة وإعداد الوثائق وإدارة المكاتب والمرافق والأمن والسلامة والسجلات.
- معرفة متقدمة في تحسين العمليات والتميز في الخدمات وإدارة الفعاليات.
- كفاءات في التواصل مع أصحاب المصلحة والتركيز على النتائج والتواصل الفعال والمهنية.
طريقة التقديم
يتم التقديم من خلال الرابط التالي: اضغط هنا
إقرأ أيضا:وظيفة Terminal Team Leader في أبوظبي
